Antes de tratar en concreto lo qué son, para qué sirven y las ventajas de las actas de presencia, considero oportuno que todos conozcamos en general, qué es un acta notarial. Actualmente, y de acuerdo con lo previsto en el artículo 144.4 del Reglamento Notarial, podemos señalar que las actas son documentos notariales que tienen la consideración de instrumento público. En ellas, el Notario, previo requerimiento del interesado hace constar hechos o circunstancias que le constan o que él mismo presencia o percibe por sus sentidos. Además su contenido no puede referirse a hechos o circunstancias que se refieran a un contrato.
Para entenderlo todavía mejor, podemos señalar como características de las actas notariales, las siguientes: – El interesado tiene que requerir (pedir) al Notario para que intervenga.- En el acta el notario hace constar hechos y circunstancias que presencie o le consten, siempre que no constituyan objeto de un contrato.– El Notario no puede hacer constar en el acta ni sus juicios ni sus valoraciones propias o personales,sino en todo caso lo que le manifiesten los requirentes. El Notario no dará fe de la veracidad del contenido de las manifestaciones de los requirentes, sino tan solo de que esas manifestaciones las ha hecho el requirente en su presencia. Estas manifestaciones tendrán el valor que proceda de acuerdo con la legislación civil o procesal, pero en ningún caso adquirirán los efectos propios de una escritura pública. – El notario deberá comprobar que el contenido del acta y de los documentos a los que se refiere no son contrarios a la ley ni al orden público.
Una vez ya sabemos qué es un acta notarial, nos centraremos aquí en las actas de presencia, que son una de las muchas actas notariales que pueden hacerse. Las actas notariales de presencia permiten acreditar la realidad o verdad del hecho que las motiva. Así, en estas actas el Notario redactará en concepto general lo que presencie o perciba por sus propios sentidos, en los detalles que interesen al requirente. Estas actas tienen un límite muy importante, y es que no podrán referirse a hechos cuya constancia requiera conocimientos periciales o técnicos en una materia concreta que escape a los conocimientos de Notario.
Las actas de presencia, entre otras utilidades, pueden tener por objeto la entrega de documentos, dinero u otras cosas, de manera que se haga constar qué cosa o documento se entrega y en qué condiciones se encuentra. También se pueden hacer ofrecimientos de pago, para el caso en que queriendo saldar una deuda que se tiene con un acreedor, éste se niega a cobrar. También pueden ser útiles para acreditar la existencia de una persona, previa su identificación por el Notario. Pueden incluso servir para que el Notario haga constar comunicaciones electrónicas recibidas por los requirentes, como por ejemplo sobre conversaciones de “whatssapp” o mensajería móvil.
Pero una de las mayores utilidades de las actas de presencia se refiere a los casos en que se requiere al Notario para que se desplace y persone en un lugar concreto y haga constar las manifestaciones del requirente así como lo que pueda percibir por su sentidos, como por ejemplo el estado de un camino, de las zonas comunes de un edificio, de un plantación agrícola, entre otras. En estos casos el Notario además de redactar aquello que puede ver, es normal que tome él mismo fotografías de la situación de las cosas. Fotografías que se adjuntarán también al acta.
Finalmente señalar que la mayor ventaja que tiene hacer constar hechos o circunstancias en un acta notarial, es que al constar en un instrumento público, se les reconoce fuerza probatoria a efectos judiciales. Esto es que pueden acceder a juicio como prueba válida, así se hace constar en el artículo 319 de la Ley de Enjuiciamiento Civil. Así pues, constituyen un medio apto e idóneo para que ciertos hechos puedan acceder como prueba a un juicio, prueba que posteriormente se encargará de valorar el juez competente.
Esto es todo por hoy, no les aburro más, sólo quería mostrarles otro ejemplo de las utilidades de los documentos notariales. Y como siempre, recuerden que son libres de escoger al Notario o Notaria que deseen para tratar asuntos como el de hoy o cualquier otro que requiera de su intervención.
JUAN ENRIQUE COSTA NINOT – NOTARIO DE GÁLDAR
